SISTEM INFORMASI APOTEK

• Sejarah Perusahaan

Apotik Kesehatan Kita pertama kali dirikan oleh PT. Inti Retail yang dipimpin oleh Refo Hasan S, Apt dengan latar belakang dan pengalaman sebagai Apoteker maka pada tanggal 9 Agustus 2010 Bpk Refo Hasan S, Apt mendirikan sebuah apotik dengan usaha sendiri dengan nama Apotik Kesehatan Kita yang berada di Jl. Gatot Subroto No. 24, Jakarta. Diawal pendiriannya Apotik Kesehatan kita mempunyai 4 orang karyawan karena Apotik Kesehatan Kita merupakan usaha kecil.

Dengan ketekunan dan kerja keras yang dilakukan oleh bpk Refo maka apotik kesehatan kita mengalami perkembangan yang baik sebagai perusahaan  franchise (waralaba) dan mengingat masih baru apotik ini sudah membuka 2 cabang yang masing-masing berada di Jakarta Selatan dan Jakarta Pusat. 

• Deskripsi

Apotek Kesehatan Kita adalah perusahaan komersial yang bergerak di bidang penjualan obat, yang dalam melakukan bisnisnya masih menggunakan sistem manual. Untuk mengatasi masalah ini, sistem desain informasi yang diperlukan adalah yang dapat mengelola data untuk menghasilkan informasi dalam bentuk laporan yang telah terorganisasi dengan baik. Merancang desain sistem baru dengan menggunakan Data Flow Diagram untuk menggambarkan aliran data atau Entity Relationship Diagram untuk membuat struktur desain tabel dan hubungan antara tabel. Menggunakan database yang dibuat dengan Perangkat Lunak menggunakan Microsoft Office Access 2007.

Masalah yang dihadapi berkaitan dengan manajemen data : untuk manajemen data persediaan medis untuk persediaan obat karena untuk menjaga stabilitas operasional, menghindari risiko keterlambatan barang yang diperlukan dan memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan.

Informasi adalah aspek yang sangat penting dalam pengambilan keputusan bagi manajemen, dalam hal ini manajer farmasi. Kurangnya akurasi data, karena sering error dalam pencatatan data pelanggan, data obat, pembelian, penjualan dan pemesanan. Informasi yang dihasilkan juga kurang relevan karena sistem masih manual sehingga pekerja kesulitan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.

• Produk yang di hasilkan

Apotik Kesehatan Kita bergerak dalam pengadaan dan penjualan barang-barang berupa produk-produk dalam  negeri dengan jenis barang antara lain: 

a. Obat-obatan 

a. obat keras 

b. obat bebas 

c. obat bebas terbatas 

b. Alat-alat kesehatan 

Dalam memperoleh barang-barang yang akan dipasarkan, perusahaan ini banyak menjalin kerjasama dengan perusahaan lain yang memproduksi obat-obatan,  dan alat-alat kesehatan juga bekerjasama dengan dokter. Distribusi dilakukan dengan bekerjasama dengan rumah sakit - rumah sakit, apotik sejenis dan juga langsung diberikan ke pasien. Dengan semakin  bertambahnya barang yang dibeli dari supplier maka diperlukan manajemen dan 9 

pengelolaan yang lebih baik agar memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada konsumen, khususnya persediaan barang yang cukup agar barang – barang yang dicari konsumen selalu tersedia.

• Sistem Informasi Apotek

Sistem informasi merupakan salah satu faktor yang penting bagi perusahaan dalam kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk membantu pengambilan keputusan. Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi apotek itu akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.

a. Tabel Obat

b. Tabel Golongan Obat

c. Tabel Stock Obat

d. Tabel Pegawai

e. Tabel Jabatan

f. Tabel Jenis Kelamin

g. Tabel Supplier

h. Tabel Penjualan

i. Tabel Pembelian

k. Tabel Konsumen

l. Relationship

m. Query Obat

n. Query Pembelian

o. Query Penjualan

p. Query Pegawai

q. Form  Obat

r. Form pembelian

s. Form Penjualan

t. Report Obat

v. Report Pembelian

w. Report Penjualan

x. Report Pegawai

y. Report  Supplier

• ERD

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

Pembahasan :

Dimulai dari entitas pegawai memiliki atribut : ID_Pegawai, nama_pegawai, alamat, kode_jenis_kelamin dan kode_jabatan  mempunyai hubungan / relasi yaitu menjual memiliki atribut harga. Lalu relasi menjual mempunyai hubungan dengan entitas obat yang mempunyai atribut: kode_obat, nama_obat, dan kadaluarsa. Atribut obat mempunyai hubungan/relasi memasok atribut : harga dengan supplier yang mempunyai atribut : id_supplier, nama, alamat. Dari entitas obat juga mempunyai relasi/hubungan membeli atribut : harga dan tgl_pembelian dengan kosumen yang mempunyai atribut ID_Konsumen, nama, alamat, dan kode_obat

• Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

Penjelasan :

Dalam flowchart diatas dimulai dengan melakukan daftar persediaan obat secara manual di gudang lalu apakah persediaan obat tersebut masih tersedia atau tidak, jika tidak maka kembali mendaftar persediaan obat-obat, jika iya maka dilanjutkan dengan membuat daftar pembelian obat secara manual dan terbentuk laporan pembelian obat ke supplier. Setelah itu dari laporan tersebut  supplier membuat daftar pengiriman obat secara manual lalu oabt-obat tersebut dikirim ke pihak gudang lalu pihak gudang memeriksa obat tersebut secara manual satu persatu. Apabila obat tersebut ada kerusakan maka pihak gudang mengembalikan obat-obat tersebut kepada supplier lalu supplier membuat laporan pemgembalian obat tersebut. Jika tidak ada kerusakan maka pihak gudang membuat laporan pembelian dan langsung dikirim ke pihak apoteker untuk mengentri pembelian obat. Setelah itu mencatat pembelian kedalam buku dan dikirim ke pihak gudang dan obat-obat tersebut disimpan dan siap dijual.

• DFD

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

o Level 0

Penjelasan :

Didalam DFD diatas di jelaskan Supplier sebagai entitas eksternal melakukan proses dimana data masuk menuju sistem informasi apotek sebagai komponen utama dengan memasukan data bahan baku dan pembelian bahan baku. Lalu dari sistem memberikan bukti pembayaran bahan baku dan surat pemesanan bahan baku. Konsumen sebagai entitas eksternal memasukan data pembelian dan pemesanan barang ke sistem informasi apotek lalu dari sistem konsumen menerima nota penjualan. Dari sistem semua data, dari data konsumen, supplier, penjualan, laporan pembelian, laporan pemesanan dan laporan stock obat di salurkan ke pemilik sebagai arsip.

o DFD level 1

Penjelasan :

Dalam DFD level 1 proses penjualan data pembelian bahan baku dari supplier dan data pemesanan barang dari konsumen di masukkan kedalam sistem proses transaksi penjualan untuk selanjutkan disalurkan kepada pemilik beruoa data pemesanan dan data penjualan. Dari entitas konsumen data-data konsumen dimasukkan kedalam sistem entry data penjualan yang kemudian akan disalurkan atau dikeluarkan ke entitas pemilik berupa data stock, data konsumen, data supplier dan data obat.

• Kesimpulan

1. Proses pengolahan data yang masih manual memperlambat proses kerja dan pengolahan secara manual kurang efisien dalam pengelolaan data penjualan. Dengan adanya aplikasi ini akan mempercepat kerja dalam pengelolahan proses penjualan dan memberi kenyamanan untuk setiap data.
2. Proses pembuatan laporan yang masih manual, membutuhkan waktu yang lama sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan. Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang biasa diselesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat.
3. Dengan adanya sistem komputerisasi tersebut, diharapkan dalam proses pengolahan data sistem informasi penjualan tersebut lebih efektif dan efisien dari pada sistem yang lama.

• Saran

1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem komputerisasi yang telah diusulkan agar dapat dipakai untuk pengolahan data sistem informasi penjualan pada Apotek.
2. Perlu adanya pelatihan personil/operator atau dalam hal ini petugas toko untuk mempelajari dan membaca petunjuk-petunjuk pengoperasian program, agar tidak menimbulkan kesalahan-kesalahan dalam pengoperasian